POLÍTICA INTERNA DEL CANAL DE L’INFORMANT

I. INTRODUCCIÓ, OBJECTE I APLICACIÓ

La Llei 2/2023, de 20 de febrer, reguladora de la protecció de les persones que informin sobre infraccions normatives i de lluita contra la corrupció (d’ara endavant, la Llei 2/2023) transposa en l’ordenament jurídic espanyol la Directiva 2019/1937 del Parlament Europeu i del Consell, de 23 d’octubre de 2019, relativa a la protecció de les persones que informin sobre infraccions del Dret de la Unió.

Aquesta política s’aplica a la Fundación Javerianas amb CIF R2802592B i domicili social al C/ Alberto Aguilera, 8, 28015, Madrid, i té com a objectiu establir un canal intern per a la comunicació de possibles infraccions normatives, infraccions de polítiques internes o ètiques, així com establir un règim de protecció de l’informant, en compliment de la Llei 2/2023.

La Llei 2/2023, en el seu preàmbul, Part III, explica i aclareix que la seva finalitat és protegir, davant possibles represàlies, aquelles persones que, en un context laboral o professional, detectin infraccions penals o administratives greus o molt greus i les comuniquin mitjançant els mecanismes regulats en aquesta política.

Aquest Canal és, per tant, un mecanisme que permet als empleats de l’entitat i a altres parts interessades comunicar qualsevol mena de conducta il·legal o contrària als nostres valors i principis ètics, sense por de represàlies. Amb això es reforça la cultura de la informació, les infraestructures d’integritat de les organitzacions i es fomenta de la comunicació com a mecanisme per prevenir i detectar amenaces a l’interès públic. D’aquesta manera, es promou una cultura de transparència, integritat i responsabilitat a la nostra organització, alhora que es protegeix aquells empleats que decideixen comunicar de bona fe.

II. CANAL DE L’INFORMANT

L’entitat ha creat un canal de l’informant (d’ara endavant, CII) com a via preferent per rebre informació sobre accions o omissions que puguin ser constitutives d’infracció penal o administrativa greu o molt greu, i altres actuacions previstes a l’article 2 de la Llei 2/2023.

El canal es troba sota l’administració del Responsable del Sistema Intern del Canal (RSII). L’accés a aquest canal queda limitat, dins l’àmbit de les seves competències, a:

a) El Responsable del Sistema Intern del Canal.

b) Els administradors delegats pel responsable del sistema.

c) Els gestors designats per a la tramitació de determinades comunicacions segons l’àmbit corresponent.

Les funcions d’aquests òrgans seran:

• Recepció, registre i gestió de les comunicacions rebudes.

• Designació de la persona o equip encarregat de la investigació.

• Garantia de la protecció de l’informant i de la confidencialitat.

• Avaluació de la veracitat i credibilitat de les comunicacions.

• Adopció de mesures adequades segons els resultats de la investigació.

• Seguiment i revisió periòdica del procés i de la política interna.

• Elaboració d’informes i recomanacions per a la direcció.

El CII ha de garantir tècnicament la confidencialitat o, si escau, l’anonimat de l’informant, per protegir-lo de qualsevol filtració i represàlia.

Els informants poden comunicar-se a través de:

• Enllaç al canal: https://compliance.legalsending.com/canal/?C=48602819019025571

• Codi QR

• Correu electrònic: rosm.cv@fjaverianas.com

• Correu postal: C/ Alberto Aguilera, 8, 28015, Madrid (a/a RSII: Rosario María Cardo Valero).

• Presencialment, a través d’una sol·licitud dirigida al RSII.

III. ÀMBIT SUBJECTIU – SUBJECTES INFORMANTS

Poden fer ús del canal intern i beneficiar-se de la protecció de la Llei 2/2023 aquelles persones que tenen relació laboral o professional amb l’entitat i comuniquin accions o omissions descrites a l’article 2 de la Llei 2/2023.

Es consideren informants:

• Empleats o treballadors per compte d’altri.

• Autònoms col·laboradors (freelance).

• Accionistes, partícips i membres dels òrgans d’administració o supervisió, inclosos els no executius.

• Persones que treballin per a contractistes, subcontractistes o proveïdors.

• Voluntaris, becaris, persones en formació, extreballadors o candidats durant un procés de selecció.

Les comunicacions han de ser de bona fe i fonamentades en evidències.

IV. ÀMBIT OBJECTIU – FETS OBJECTE DE COMUNICACIÓ

Es pot utilitzar el canal per informar de conductes greus o presumptament corruptes constitutives d’infracció penal o administrativa greu relacionades amb l’entitat.

Segons la Llei 2/2023 i la Directiva (UE) 2019/1937, s’inclouen:

1. Infraccions en àmbits de la UE: contractació pública, serveis financers, prevenció de blanqueig, seguretat de productes i transports, medi ambient, salut pública, protecció del consumidor, dades personals, etc.
2. Infraccions que afectin els interessos financers de la UE (art. 325 TFUE).
3. Infraccions del mercat interior (art. 26 TFUE), inclosa competència i ajuts estatals.
4. Infraccions penals o administratives greus (especialment dany a Hisenda Pública o Seguretat Social).
5. Infraccions en la matèria laboral de seguretat i salut.

L’informant ha d’aportar com a mínim la descripció detallada dels fets, la normativa infringida i, si escau, documentació. Pot identificar-se o fer-ho de manera anònima.

V. PROCEDIMENT DE COMUNICACIÓ

• Es poden fer comunicacions anònimes o identificades.

• La identitat de l’informant es mantindrà confidencial i només accessible pel RSII i els equips autoritzats.

• La comunicació es registra amb un codi d’identificació en una base de dades segura.

• El justificant o conmirfació de recepció s’ha de fer en un màxim de 7 dies.

• El termini màxim de gestió és de 3 mesos, ampliables a 6 en casos complexos.

• Si els fets fossin constitutius de delicte, es traslladaran a la Fiscalia; si afecten la UE, la Fiscalia Europea.

VI. PROTECCIÓ DELS INFORMANTS

La Llei 2/2023 prohibeix les represàlies, incloses les amenaces o els intents de represàlia. Es consideren represàlies, entre d’altres:

• L’acomiadament, la degradació, la modificació de condicions laborals o la denegació d’ascensos.

• Els danys reputacionals o econòmics, l’assetjament o ostracisme.

• Les valoracions negatives injustificades.

• La inclusió en llistes negres.

• La denegació de permisos, llicències o formació.

També es protegeixen:

1. a) Les persones que assisteixin l’informant.
2. b) Els familiars o companys relacionats.
3. c) Les persones jurídiques vinculades.

Els informants no incorren en la responsabilitat per revelar informació necessària per denunciar infraccions.

VII. CONFIDENCIALITAT I PROTECCIÓ DE DADES

El tractament de dades personals serà realitzat vetllant pel compliment de la Llei 2/2023, de 20 de febrer, reguladora de la protecció de les persones que informin sobre infraccions normatives i de lluita contra la corrupció , del Reglament (UE) 2016/679 del Parlament Europeu i del Consell, de 27 d’abril de 2016, de la Llei orgànica 3/2018, de 5 de desembre, de Protecció de Dades Personals i garantia dels drets digitals i de la Llei orgànica 7/2021, de 26 de maig, de protecció de dades personals tractats per a fins de prevenció, detecció, recerca i enjudiciament d’infraccions penals i d’execució de sancions penals.

Les dades personals objecte de tractament, els documents aportats i qualssevol una altra informació facilitada en la comunicació que contingui informació personal, seran tractats de manera confidencial pels responsables del canal, així com pels administradors i possibles gestors, amb la finalitat de complir amb l’obligació d’investigar i gestionar la comunicació presentada així com per a donar compliment a les obligacions legals establertes en la Llei 2/2023, de 20 de febrer, reguladora de la protecció de les persones que informin sobre infraccions normatives i de lluita contra la corrupció.

El Sistema intern d’informació ha d’impedir l’accés no autoritzat i preservar la identitat i garantir la confidencialitat de les dades corresponents a les persones afectades i a qualsevol tercer que s’esmenti en la informació subministrada especialment la identitat de l’informant en cas que s’hagués identificat. La identitat de l’informant només podrà ser comunicada a l’Autoritat judicial, al Ministeri Fiscal o a l’autoritat administrativa competent en el marc d’una recerca penal, disciplinària o sancionadora, i aquests casos estaran subjectes a salvaguardes establertes en la normativa aplicable.

Si la informació rebuda contingués categories especials de dades personals, subjectes a protecció especial, es procedirà a la seva immediata supressió, tret que el tractament sigui necessari per raons d’un interès públic essencial conforme al que es preveu en l’article 9.2.g) del RGPD, segons disposa l’article 30.5 de la Llei 2/ 2023.

En tot cas, no es recopilaran dades personals la pertinència de les quals no resulti manifesta per a tractar una informació específica o, si es recopilen per accident, s’eliminaran sense dilació indeguda.

Les comunicacions a les quals no s’hagi donat curs solament podran constar de forma anonimitzada, sense que sigui aplicable l’obligació de bloqueig prevista en l’article 32 de la LOPDPGDD.

L’accés a les dades personals continguts en el sistema d’informació intern quedarà limitat a:
a. El Responsable del Sistema Intern del Canal.

1. A l’administrador/és delegat/s pel responsable del sistema.
2. Als gestors designats per a la tramitació de determinades comunicacions segons l’àmbit al qual corresponguin.
3. Les dades podran ser posats en coneixement del Departament Legal, Advocats, Òrgans Judicials i Forces i Cossos de Seguretat de l’Estat en cas que alguna de les informacions rebudes fos susceptible de ser considerades delicte o infracció legal d’algun tipus.

Base legal del tractament: El tractament de dades personals, en els supòsits de comunicació interns, s’entendrà lícit en virtut del que disposen els articles 6.1.c) del Reglament (UE) 2016/679 del Parlament Europeu i del Consell, de 27 d’abril de 2016, 8 de la Llei orgànica 3/2018, de 5 de desembre, i 11 de la Llei orgànica 7/2021, de 26 de maig, quan, d’acord amb el que s’estableix en els articles 10 i 13 de la llei, sigui obligatori disposar d’un sistema intern d’informació. Si no fos obligatori, el tractament es presumirà emparat en l’article 6.1.e) del citat reglament. El tractament de dades personals en els supòsits de canals de comunicació externs s’entendrà lícit en virtut del que disposen els articles 6.1.c) del Reglament (UE) 2016/679, 8 de la Llei orgànica 3/2018, de 5 de desembre, i 11 de la Llei orgànica 7/2021, de 26 de maig.

Drets de l’interessat: accés, rectificació, supressió, limitació, portabilitat i oposició, de manera gratuïta mitjançant correu electrònic a: rosm.cv@fjaverianas.com en els casos legalment previstos.

Conservació: Les dades es conservaran pel termini legal establert per a la tramitació de l’expedient i pel temps necessari per a l’exercici d’accions legals o si fos necessari deixar evidència de la gestió del canal. L’interessat té dret al seu torn a presentar una reclamació a l’AEPD en http://www.aepd.es per a sol·licitar la tutela dels seus drets.

VIII. COMUNICACIÓ I REVISIÓ DE LES POLÍTIQUES I PROCEDIMENTS

L’empresa durà a terme capacitacions periòdiques i campanyes de sensibilització per a fomentar una cultura d’integritat i transparència, i per a informar els empleats i altres parts interessades sobre el canal de l’informant. També proporcionarà informació sobre els drets i proteccions que s’ofereixen als informants en virtut de la Llei 2/2023.

L’empresa es compromet a difondre aquesta política a tots els empleats i parts interessades, i actualitzarà, almenys cada tres anys i, si és el cas, modificarà aquesta política interna del canal, tenint en compte l’experiència adquirida i les recomanacions de l’Autoritat Competent.

A Madrid a 18 de desembre de 2023.